Wie dein Arbeiten im Homeoffice effizient wird

Aufstehen, wann man will und bei Musik gemütlich vom Sofa aus arbeiten – So stellen sich die meisten das Arbeiten im Homeoffice vor. Ganz klar, eine Arbeit ohne dauerhafte Büropräsenz bietet Flexibilität und Mobilität, wodurch sich der Arbeitsalltag entspannter und einfacher mit dem Privatleben vereinbaren lässt. Doch Obacht, das Großraumbüro gegen die heimischen vier Wände zu tauschen kann schnell zu Einbußen deiner Produktivität und Effizienz führen. Damit dir dies nicht zum Verhängnis wird, zeigen wir dir, wie du aus den größten Risiken von Arbeiten im Homeoffice Chancen gestaltest und es schaffst, von deinen Kollegen und Vorgesetzten bestaunt zu werden.

1. Ablenkung durch mangelhafte Organisation

Arbeiten im Homeoffice birgt vor allem das Risiko, sich von Nebensächlichkeiten ablenken zu lassen. Wer seinen Tag nicht gut zu organisieren weiß, fällt im Homeoffice schnell in eine Falle. Zwischendurch aufhören, um das Kind zu bespielen oder sich um den Haushalt zu kümmern, lenkt ab und bringt den Arbeitenden aus dem Konzept. Ebenso lassen wir uns oftmals schneller von der Versuchung leiten, zwischendurch zu naschen oder doch noch eine weitere Portion des Mittagessens zu verzehren.

Unser Tipp:
Plane deinen Tag konsequent zeitlich ein und halte dich an deinen Plan. Das ist leichter gesagt als getan. Besonders förderlich ist es, sich eine tägliche Routine in Form von kleinen „Sprints“ einzurichten. Deine täglichen Zielsetzungen teilst du dazu in kleine Teilaufgaben auf. In einzelnen Sprints verwirklichst du dann Step by Step deine Teilaufgaben. Jeder einzelne Sprint kann je nach Tätigkeit bzw. Projekt 30 Minuten, aber auch 3 Stunden dauern. Wichtig: Beseitige alle Störfaktoren, die dich an deiner Arbeit hindern könnten. Das klappt am besten, wenn dein Arbeitsplatz räumlich getrennt von deinen Wohnräumen eingerichtet ist. Zudem sollten auch alle anderen Personen im Haushalt in deinen Zeitplan eingeweiht sein. Vergiss nicht, dich nach jedem Sprint mit einer kurzen Pause zu belohnen und somit die nötige Motivation und Energie für den nächsten Sprint zu tanken.

2. Negative Auswirkungen auf das Sozialleben

Soziale Kontakte zu unseren Mitmenschen sind ein wichtiger und prägender Faktor. Selbst wenn der ein oder andere Kollege einem hin und wieder mal zu nah tritt: Wir Menschen sind es nicht gewohnt, auf Dauer allein zu sein. Zudem lernen wir am besten in Gemeinschaft. Demzufolge kann die ständige Alleinarbeit im Homeoffice langfristig zu einer mentalen Belastung werden und unsere Kommunikationsfähigkeit negativ beeinträchtigen. In der Abschottung zu Kollegen und Vorgesetzten verliert man schnell das Team-Gefühl und damit auch die eigene Fähigkeit, erfolgreich im Team zu arbeiten. Darunter leiden schlussendlich vor allem unsere Motivation sowie die allgemeine Arbeitsmoral.

Unser Tipp:
Kommunikationstools à la Slack, Skype oder Zoom sollten nicht als „must use“, sondern vielmehr als „should use“ genutzt werden. Vermittle deinen Kollegen und Vorgesetzten Verfügbarkeit und Kommunikationsbereitschaft. Zu wichtigen Events und Besprechungen empfiehlt es sich jedoch, den klassischen Weg ins Büro zu beschreiten. Knowhow lässt sich noch immer am besten persönlich austauschen.

Falls deine Begründung für Homeoffice-Tage ein langer und zeitintensiver Arbeitsweg ist, empfiehlt es sich, als Alternative zu deinen eigenen vier Wänden als Arbeitsort zuweilen ein Coworking Space in der Nähe aufzusuchen. Hier bist du meist nicht nur in aufgeschlossener Gesellschaft, sondern häufig auch in cool eingerichteten Räumlichkeiten. Zum Thema Coworking erfährst du übrigens mehr in unserem Beitrag „Arbeiten im Coworking Space – Die Office Revolution“.

3. Fehlende Arbeitsutensilien

Für deinen Job benötigst du die ein oder anderen Dinge, wie zum Beispiel leistungsfähiges Internet, eine ausreichende Beleuchtung, genug Platz und geeignete Büromöbel zum Arbeiten. Im betrieblichen Büro sind diese Dinge für uns meist selbstverständlich, Zuhause allerdings hast du selbst für die nötige Infrastruktur und Einrichtung zur erfolgreichen und vor allem sicheren Erreichung deiner Ziele zu sorgen.

Unser Tipp:
Plane vorab, welche Arbeitsutensilien und Infrastruktur du benötigst und bespreche die Bedingungen mit deinem Vorgesetzten. Das fängt bei einem ergonomisch eingerichteten Arbeitsplatz an und schließt insbesondere die Geschwindigkeit und das Datenvolumen deines Internetanschlusses ein. Bedenke auch, dass du die Kosten für dein Homeoffice als Nichtselbständiger nur unter Einhaltung bestimmter Voraussetzungen als Werbungskosten steuerlich absetzen kannst. Nutzt du dein Arbeitszimmer ausschließlich zur Erzielung von Einnahmen im Sinne des §18 EStG, kannst du pauschal 1.250 Euro von deiner jährlich anfallenden Einkommensteuer absetzen.

4. Vertrauensverlust zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer

Auch das Unternehmen nimmt organisatorische Risiken auf sich, wenn seine Mitarbeiter im Homeoffice arbeiten. Die Kontrollmöglichkeiten, ob und wie gearbeitet wird, sind eingeschränkt. Der Output des Mitarbeiters basiert auf Vertrauen und auf Kontrolle der erledigten Aufgaben.

Unser Tipp:
Erstelle gemeinsam mit deinem Vorgesetzten bzw. deinen Kollegen einen Aufgabenplan und teile dir diesen wöchentlich ein. Dieser Plan dient als Übersicht für deine To Dos, damit du deine Zeit effizient einteilen kannst und deine Kollegen einen Überblick über deine Arbeit bekommen. Es gibt eine Vielzahl von Projektmanagement Tools für Teams, die kinderleicht zu bedienen sind und sich auch zur Koordination der eigenen Aufgaben super eignen. Die wohl bekanntesten Cloud Lösungen sind Asana, Jira und Trello.

Um das Vertrauen hoch zu halten solltest du dich proaktiv in wöchentlichen Teammeetings einbringen bzw. diese einberufen. Ob dies dann per Videokonferenz, vor Ort im Büro oder an einem externen Ort geschieht, ist jedem Team selbst überlassen. Auch hier solltest du vorbereitet herangehen. Dies zeigt deinen Kollegen und Vorgesetzten, dass auf dich Verlass ist.

5. Mangelnde Disziplin
Auch die beste Organisation ist nichts ohne Disziplin. Für eine effiziente Arbeitsweise ohne Bürogemeinschaft benötigst du viel Selbstdisziplin, da dich nicht zwangsläufig jemand an Aufgaben oder Deadlines erinnert. Im Homeoffice genauso strukturiert und effizient zu arbeiten wie im Büro ist nicht für jeden von Beginn an leicht, mit der nötigen Disziplin aber auf jeden Fall erreichbar.

Unser Tipp:
Zeitmanagement spielt eine große Rolle bei diszipliniertem Arbeiten. Eine Morgenroutine ist eine gute Basis für den Tag und beeinflusst Körper und Geist. Gestalte deinen Morgen, als würdest du ins Büro gehen. Dusche, frühstücke und ganz wichtig: Zieh dich an! Arbeiten im Pyjama mag vielleicht gemütlich sein, aber auch weniger produktiv.

Finde heraus, wann du am produktivsten bist. Denn zu dieser Zeit arbeitest du konsequenter und disziplinierst dich selbst. Es ist kein Problem, mit der Leistungskurve zu experimentieren, es kann aber auch einige Zeit dauern, bis du die richtige Arbeitszeit für dich selbst gefunden hast.

Haben wir das Thema "Beseitigung aller Störfaktoren" bereits erwähnt? Ganz egal, denn dies kann vor allem bei der immer häufiger auftretenden "always on" Mentalität nicht oft genug wiederholt werden. Leg dein privates Handy außer Reichweite und hebe dir deinen vermeintlich flüchtigen Ausflug in die Social Media Welt für deine Pausen auf.

Das Arbeiten im Homeoffice birgt durchaus einige Risiken, die allerdings mit der richtigen Organisation und Einstellung gemeistert und in Chancen gewandelt werden können. Wir hoffen, dir mit unseren Tipps in diesem Artikel die notwendige Grundlage zu bieten, deinen Homeoffice-Einsatz so effizient wie möglich zu gestalten.

Willst du mehr zum Thema Homeoffice erfahren und benötigst Tipps zur individuellen Einrichtung deines heimischen Arbeitszimmers, dann sei gespannt auf unseren nächsten Beitrag. Wir zeigen dir, mit welchen Produkten und Tipps du deine Arbeitsumgebung Zuhause produktivitätsfördernd einrichten kannst.